Uno dei modi che le aziende hanno per farsi conoscere e per presentare il proprio lavoro ai potenziali clienti (ma non solo) è quello di organizzare un evento ad hoc.
Ma quali sono gli aspetti che si devono considerare quando si pianifica l’organizzazione di un evento aziendale? Di seguito, ti indichiamo 5 fattori chiave che non vanno assolutamente sottovalutati.
Obiettivo
Definire con precisione la ragione principale per cui si organizza l’evento è il primo passo verso il successo. L’evento, infatti, può servire per:
- aumentare le vendite;
- lanciare un prodotto sul mercato;
- presentare l’azienda a potenziali clienti;
- celebrare un traguardo importante.
Una volta identificato l’obiettivo, è essenziale scegliere l’evento più adatto, tenendo conto del target di riferimento e dell’esperienza che si vuole offrire agli invitati.
È importante prefissarsi il raggiungimento di un obiettivo S.M.A.R.T. per porre le basi da cui partire per l’organizzazione dell’evento e avere ben chiare le tappe intermedie da rispettare.
Budget
È di fondamentale importanza definire un budget fin dall’inizio che tenga conto sia dell’organizzazione dell’evento che della sua promozione.
Per avere tutto sotto controllo, va formulato un elenco delle varie spese come il catering e l’allestimento della sala, oltre che l’eventuale affitto.
Se si pianifica il tutto in anticipo, si avrà tutto il tempo necessario per contattare più di un fornitore e ottenere diversi preventivi tra cui scegliere quello migliore.
Data, ora e location
La scelta di questi aspetti è a dir poco fondamentale: è consigliabile scegliere un momento della giornata che non interferisca con gli orari lavorativi, come può essere il tardo pomeriggio.
Inoltre, è sempre meglio accertarsi che contemporaneamente non ci siano nelle vicinanze altri eventi simili, per evitare sovrapposizioni che obblighino i partecipanti a fare una scelta tra più opzioni.
Relativamente alla location, è un’ottima idea optare per un luogo facilmente accessibile e adatto alle dimensioni dell’evento.
È necessario, inoltre, fare in modo che gli ospiti siano a loro agio. Se si organizza un evento nei periodi più caldi dell’anno e la struttura non è provvista di aria condizionata, dei condizionatori portatili a noleggio potrebbero essere la soluzione.
Dopo aver individuato tutte le esigenze, si può effettuare una ricerca aiutandosi anche con le recensioni online e visitando personalmente la location per accertarsi che la struttura soddisfi i requisiti.
Attività per gli ospiti
Per fare centro e rendere l’evento davvero memorabile, si possono includere nel programma alcune attività che intrattengono e facciano divertire i partecipanti.
Un’idea potrebbe essere quella di organizzare un photobooth. Se la struttura ha gli spazi giusti, è possibile intrattenere gli ospiti con spettacoli dal vivo, come concerti e performance artistiche.
Promozione
È essenziale adottare strategie di marketing efficaci sia online che offline per attrarre e convincere i potenziali partecipanti a partecipare.
Alcune strategie efficaci possono essere:
- creare una landing page che fornisca tutte le informazioni sull’evento;
- inviare un comunicato stampa alle testate specializzate e a quelle locali;
- distribuire i volantini;
- usare strategicamente i social media aziendali.
La chiave per ottenere risultati è programmare una campagna marketing in largo anticipo, per permettere al pubblico di vedere i contenuti e organizzarsi in tempo per partecipare all’evento.